Klachtenprocedure

Doelstelling 

De klachtenprocedure van Compact RES is gericht op het signaleren van tekortkomingen in haar diensten, met als doel om verbetering in onze eigen diensten en processen door te voeren. Op deze manier wil Compact RES haar klanten zo goed mogelijk ondersteunen en herhaling van klachten voorkomen. Daarom worden alle klachten uiterst serieus genomen. Dit bestand legt het proces vast hoe deze klachten behandeld dienen te worden.

Scope 

Deze procedure geldt voor alle klachten die binnenkomen bij Compact RES. De volgende definitie voor een klacht wordt gebruikt binnen Compact RES: 

“Een klacht is een uitdrukking van ontevredenheid in relatie tot onze diensten waarvoor een oplossing wordt verwacht” 

Er is sprake van een klacht wanneer; 

• Het een uiting betreft van ontevredenheid over de manier van handelen, een situatie, dienst, gedrag of bejegening met de verwachting dat er iets aan gedaan wordt? 

• Een gerichte uiting bij organisatie en/of persoon, 

• De indiener wil meestal een oplossing, herstel of erkenning van het probleem. 

Of het in behandeling genomen wordt als een klacht wordt beoordeeld door de kwaliteitsmanager en directie. 

Indien de klacht een serviceverzoek betreft kunt u deze hier melden 

Klachtenprocedure Compact RES 

Vereisten ontvangen klacht 

Klachten kunnen op de volgende manieren worden ontvangen: 

• E-mail [email protected] 

Voor het registreren van de klacht is de volgende informatie vereist: 

1. Indiener van de klacht 

2. Op welke dienst de klacht betrekking heeft 

3. Datum van de klacht 

4. Oorzaak 

Klachtenprocedure – Compact RES 

Bij Compact RES streven wij naar een hoge kwaliteit van dienstverlening. Toch kan het voorkomen dat u niet tevreden bent. In dat geval nemen wij uw klacht serieus en doen wij er alles aan om samen tot een oplossing te komen. 

Wat kunt u van ons verwachten? 

1. Bevestiging van ontvangst 
   Zodra wij uw klacht hebben ontvangen, sturen wij u binnen 10 werkdagen een bevestiging per e-mail. 

2. Interne registratie en beoordeling 
   Wij registreren uw klacht in ons systeem en betrekken de juiste medewerkers om uw klacht zorgvuldig te beoordelen. 

3. Toetsing van de klacht 
   Wij toetsen of uw klacht ontvankelijk is. Mocht dit niet het geval zijn, dan ontvangt u van ons een gemotiveerde toelichting. 

4. In behandeling nemen 
   Als uw klacht ontvankelijk is, nemen wij deze in behandeling. De verantwoordelijke medewerker onderzoekt de klacht en zoekt naar een passende oplossing. 

5. Communicatie over de uitkomst 
   Wij streven ernaar om binnen 10 werkdagen na ontvangst van alle benodigde informatie een inhoudelijke reactie te geven. U wordt uiteraard op de hoogte gehouden van de voortgang. 

6. Afsluiting en verbetering 
   Na onze inhoudelijke reactie sluiten wij de klacht formeel af. Intern gebruiken wij uw feedback om onze processen en dienstverlening verder te verbeteren. 

Hoe kunt u een klacht indienen? 

U kunt uw klacht per e-mail sturen naar: 
[email protected] 

Vermeld hierbij alstublieft uw contactgegevens, een duidelijke omschrijving van uw klacht en – indien van toepassing – relevante bijlagen of referentienummers.