Privacy statement
en cookieverklaringDeze Privacy Statement geeft de huurders van Compact Real Estate Services B.V. inzicht in de persoonsgegevens die van hen verwerkt worden gedurende de huurovereenkomst en daarna.
1. BEGRIPPEN
In dit Privacy Statement worden de volgende definities gebruikt:
Compact Real Estate Services B.V. en/of Compact:
Compact Real Estate Services B.V. statutair gevestigd te Hilversum en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 53828593.
Geldende Privacywetgeving:
Toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG), de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming en eventueel andere bijzondere wetten.
Persoonsgegevens:
Een Persoonsgegeven is elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die wordt verwerkt door Compact zoals beschreven in artikel 3 van deze Privacy Statement.
Privacy Statement:
Het onderhavige Privacy Statement.
Verwerking:
Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verantwoordelijke:
De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker:
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Huurder:
De zakelijke entiteit of natuurlijke persoon die met Compact een huurovereenkomst heeft gesloten (of gaat sluiten) voor de huur van onroerend goed.
2. ALGEMEEN
2.1. Deze privacy statement heeft betrekking op Compact Real Estate Services.
2.2. Compact houdt zich te allen tijde het recht voor deze privacy statement te wijzigen. Over deze wijzigingen zal de huurder door Compact worden geïnformeerd.
3. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
3.1. Compact verwerkt Persoonsgegevens voor de uitvoering van de huurovereenkomst, voor het behartigen van haar gerechtvaardigde belangen, zoals een goede bedrijfsvoering en het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale administratie etc. Het gaat om de volgende Persoonsgegevens van de huurder:
- Naam
- Adres
- Woonplaats
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
- E-mailadres
- Financiële gegevens, waaronder mede begrepen bankrekeningnummer, betalingen die zijn verricht of nog moeten worden verricht
- Een administratienummer met NAW gegevens
- Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst
- Gegevens die nodig zijn met het oog op onderhoud en reparatie van het gehuurde object
- Gegevens die nodig zijn voor het innen van vorderingen waaronder begrepen een kredietwaardigheidstoets, pep- en sanctietoets;
- Overige gegevens die aan Compact zijn verstrekt.
3.2. Indien de huurder een natuurlijke persoon is gaat het om de volgende additionele Persoonsgegevens:
- Geboortedatum;
- Geboorteplaats;
- Woon- of werklocatievoorkeuren;
- Burgerlijke staat;
- Kopie paspoort en/of identiteitsbewijs;
- ID-nummer;
- Inkomensgegevens, bewijs van passend inkomen, zoals, loonstrook, jaaropgave, jaarrekening, UWV-verklaring, werkgeversverklaring, arbeidsovereenkomst;
- Gegevens ten aanzien van alimentatie;
- Bankrekeningnummer;
- Gegevens van eventuele medebewoners of medehuurders;
- Gegevens over huurtoeslag indien aan de orde
- Verhuurdersverklaring, of hypotheekhoudersverklaring als bewijs voor o.a. voldoen aan betalingsverplichtingen;
- Overige gegevens die aan Compact zijn verstrekt.
3.3 Grondslag van de verwerking specifiek voor een woningzoeker/woninghuurder
Compact Real Estate Services moet bij het verhuren van een woning het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op één van de grondslagen uit de AVG. Het is onder meer toegestaan deze gegevens te verwerken als dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen die geldt voor de verantwoordelijke. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en transparant. Wij verwerken persoonsgegevens alleen als de wet het toestaat. In de volgende gevallen:
3.3.1 Op het moment dat u een overeenkomst aan wilt gaan
U heeft u een passende woning gezien bij Compact Real Estate Services of u wilt op de hoogte gehouden worden van het woningaanbod, dan schrijft u zich in als belangstellende. Hiermee sluit u een overeenkomst met ons en mogen wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij informeren u dan over de woningen waar u interesse in heeft, wij communiceren over bezichtigingen en gebruiken de gegevens om te beoordelen wie er uitgenodigd wordt voor een bezichtiging. Wij bepalen wie uiteindelijk een woning toegewezen krijgt en wij gebruiken de gegevens voor het opstellen en aangaan van de huurovereenkomst.
3.3.2 Als u Compact Real Estate Services duidelijk toestemming hebt gegeven
Wij mogen uw persoonsgegevens verwerken als u ons daar duidelijk toestemming voor hebt gegeven. In uw profiel zijn velden aangemerkt als niet verplicht, als u deze invult, geeft u ons toestemming voor het gebruik van die gegevens. Deze gegevens worden bewaard zolang uw profiel actief is of totdat u uw gegevens zelf verwijderd. Op het moment dat u een woning niet krijgt toegewezen, kunt u uw gegevens en documenten nog 3 maanden gebruiken voor een andere woning. Dit betekent dat u voor een nieuwe bezichtiging niet alle stukken weer hoeft in te dienen. Deze gegevens worden automatisch verwijderd na 3 maanden. U krijgt binnen 3 maanden een e-mail waarin u wordt gevraagd of u wilt dat de gegevens langer bewaard worden. Als u daarvoor kiest, worden de stukken 1 jaar bewaard.
3.3.3 Zelf uitschrijven
Indien u niet meer geïnteresseerd bent, kunt u zich uitschrijven op hurenbij.compact.nl. In het menu kunt u onder privacy deze optie vinden. Uw gehele profiel wordt dan verwijderd.
3.3.4 Ongevraagde gegevens
Ook als u documenten of gegevens uploadt waarvan u denkt dat ze relevant kunnen zijn voor de toewijzing van een woning, geeft u ons toestemming voor het gebruik van deze documenten of gegevens. Wij behandelen eerst de verplichte stukken waarom wordt gevraagd.
3.3.5 Als Compact Real Estate Services een wettelijke plicht heeft
Compact Real Estate Services mag uw persoonsgegevens verwerken als wij daartoe verplicht zijn bij wet.
3.3.6 Als Compact Real Estate Services een gerechtvaardigd belang heeft
Compact Real Estae Services mag uw persoonsgegevens verwerken als wij daarvoor een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben. Dat betekent dat het heel belangrijk is voor Compact Real Estate Services om uw persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld voor de bedrijfsveiligheid, informatiebeveiliging, een goede bedrijfsvoering of om diefstal en fraude te voorkomen. Ook vragen wij bij courante woningen sommige gegevens van u vóór de bezichtiging om het proces daarmee efficiënter te laten verlopen. Dit doen wij ter voorkoming van een groot aantal onnodige bezichtigingen. Dat is voor u vervelend, maar ook voor de vertrekkende huurder. Wij doen bezichtigingen met mensen die daadwerkelijk kunnen en willen huren.
4. WIJZE WAAROP DE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT
4.1. De verwerking van Persoonsgegevens vindt op een behoorlijke en zorgvuldige wijze plaats.
4.2. Persoonsgegevens worden zowel digitaal als schriftelijk vastgelegd.
4.3. Compact verstrekt Persoonsgegevens aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de huurovereenkomst, voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting of in het kader van de gerechtvaardigde belangen van Compact, zoals onder meer voor de inning van de verschuldigde huurbedragen, de uitvoering van het beheer (in de ruimste zin van het woord) van het gehuurde, de oplossing van storingen in het gehuurde, etc. Compact heeft, indien de Algemene verordening gegevensbescherming dit vereist, verwerkingsovereenkomsten met deze derden gesloten, waarin onder meer bepalingen over de beveiliging van Persoonsgegevens zijn opgenomen.
4.4. Compact verstrekt geen Persoonsgegevens aan derden buiten de Europese Unie.
5. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
5.1. Compact neemt passende organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen ter beveiliging van uw Persoonsgegevens en om misbruik, verlies of wijziging daarvan te voorkomen.
5.2. Compact bewaart uw Persoonsgegevens op servers in de Europese Unie. Indien en voor zover Compact Persoonsgegevens opslaat bij partijen in landen die geen adequaat beschermingsniveau hebben, komt zij met deze partijen standaardbepalingen inzake de gegevensbescherming overeen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld.
6. BEWAARTERMIJNEN
6.1. Compact bewaart Persoonsgegevens niet langer dan op basis van wet- en regelgeving nodig is.
6.2. Persoonsgegevens ten behoeve van de huurdersadministratie worden minimaal zeven jaar bewaard om te voldoen aan de fiscale wet- en regelgeving.
7. RECHTEN VAN HUURDERS
7.1. U kunt Compact te allen tijde verzoeken om uw Persoonsgegevens in te zien, te verbeteren, te rectificeren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen/beperken indien deze feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of indien zij in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
7.2. U kunt Compact verzoeken om Persoonsgegevens die u zelf heeft verstrekt aan Compact te verkrijgen in een gestructureerde en gangbare vorm, zodat u de gegevens kunt overdragen aan een andere verantwoordelijke. U heeft hier slechts recht op voor zover de verwerking berust op toestemming in de zin van artikel 6 lid 1 sub a AVG of artikel 9 lid 2 sub a AVG of indien het gaat om een verwerking die berust op de uitvoering van de overeenkomst als bedoeld in artikel 6 lid 1 sub b AVG en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
7.3. U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens. Voor zover de verwerking van uw Persoonsgegevens plaatsvindt voor direct marketing doeleinden zal Compact uw verzoek altijd honoreren. Voor verwerkingen voor overige doeleinden geldt dat Compact de verwerking eveneens zal staken, tenzij zij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de Verwerking heeft die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
7.4. U hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7.5. Indien u van één van de in dit artikel genoemde rechten gebruik wenst te maken kunt u dit verzoeken aan Compact:
Adres: Koninginneweg 11, 1217 KP Hilversum
E-mailadres: [email protected]
Telefoonnummer: 035 7676 320
7.6. Compact verstrekt u onverwijld en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek, informatie over het gevolg dat aan het verzoek gegeven is. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal verzoeken, kan die termijn nog eens met twee maanden worden verlengd. Compact stelt u binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging.
7.7. Wanneer uw verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege het repetitieve karakter, zal Compact u ofwel een redelijke vergoeding aanrekenen, ofwel weigeren gevolg te geven aan het verzoek.
8. OVERIGE BEPALINGEN
8.1. Compact behoudt zich het recht voor om deze Privacy Statement regelmatig te veranderen. Het is uw verantwoordelijkheid om regelmatig de toepasselijke voorwaarden door te nemen. Deze Privacy Statement werd het laatst gewijzigd en herzien in augustus 2021.
8.2. Indien een bepaling uit deze Privacy Statement in strijd is met de wet wordt deze vervangen door een bepaling van gelijke strekking die de oorspronkelijke bedoeling van de bepaling weergeeft, een en ander voor zover wettelijk toelaatbaar. De overige bepalingen blijven in dat geval ongewijzigd van toepassing.
9. COOKIEverklaring
Onze website gebruikt cookies om goed te functioneren en de gebruikerservaring te verbeteren. Een cookie is een klein bestandje dat op uw apparaat wordt opgeslagen. Bij uw volgende bezoek kan de website deze informatie terughalen om uw gebruik te vergemakkelijken.
Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies:
- Essentiële cookies: Deze zijn nodig om de website goed te laten werken en kunnen niet worden uitgeschakeld.
- Analytische cookies: Deze helpen ons te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken en hoe we deze kunnen verbeteren.
- Marketingcookies: Met deze cookies tonen wij u advertenties die aansluiten op uw interesses.
Bij uw eerste bezoek informeren wij u over ons cookiegebruik en vragen wij uw toestemming. Functionele cookies blijven ingeschakeld om de site werkbaar te houden, maar andere cookies kunt u beheren via de instellingen.
U kunt cookies ook blokkeren of verwijderen via uw browserinstellingen, maar houd er rekening mee dat dit de werking van onze website kan beïnvloeden. Voor vragen kunt u ons bereiken via [email protected].
Slotopmerkingen
De teksten van onze website kunnen op ieder moment worden aangepast door voortdurende ontwikkelingen. Dit geldt ook voor onze cookieverklaring. Compact Real Estate Services kan deze cookieverklaring daarom van tijd tot tijd wijzigen. Neem deze verklaring daarom regelmatig door om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. U kunt deze webpagina raadplegen voor de laatste versie. Mocht u nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan contact op met [email protected].